Digitalizacja dokumentów
Profesjonalne skanowanie całego archiwum z zastosowaniem technologii OCR umożliwiającej rozpoznawanie tekstu i późniejsze wyszukiwanie treści. Każdy zdigitalizowany dokument otrzymuje metadane ułatwiające kategoryzację i odnajdywanie.
Co obejmuje usługa
- Inwentaryzacja i przygotowanie dokumentów do skanowania
- Skanowanie w rozdzielczości zapewniającej czytelność
- Automatyczne rozpoznawanie tekstu OCR
- Nadawanie metadanych i strukturyzacja danych
- Kontrola jakości i weryfikacja kompletności
- Archiwizacja oryginalnych dokumentów papierowych
Elektroniczny obieg dokumentów
System workflow zaprojektowany według specyfiki procesów w Twojej organizacji. Dokumenty automatycznie wędrują między działami, zbierają wymagane akceptacje i generują powiadomienia o statusie realizacji.
Co obejmuje usługa
- Analiza i mapowanie obecnych procesów dokumentowych
- Projekt dedykowanego systemu workflow
- Wdrożenie platformy elektronicznego obiegu
- Konfiguracja ścieżek akceptacji i uprawnień
- Integracja z podpisem elektronicznym
- Szkolenia dla użytkowników końcowych
Zarządzanie dokumentacją
Centralne repozytorium dokumentów z zaawansowanym wyszukiwaniem pełnotekstowym i filtrami kategoryzacji. System kontroluje wersje dokumentów, zarządza uprawnieniami dostępu i integruje się z używanymi aplikacjami biznesowymi.
Co obejmuje usługa
- Wdrożenie platformy Document Management System
- Konfiguracja struktury katalogowej i uprawnień
- Automatyczna kategoryzacja i tagowanie
- Wyszukiwarka pełnotekstowa z zaawansowanymi filtrami
- Wersjonowanie i historia zmian dokumentów
- Integracja z systemami ERP i CRM
Automatyzacja procesów
Inteligentne reguły biznesowe eliminują czynności powtarzalne wykonywane przez pracowników. System samodzielnie rozpoznaje typy dokumentów, ekstrahuje dane strukturalne i uruchamia odpowiednie procedury zatwierdzania bez ingerencji ludzkiej.
Co obejmuje usługa
- Audyt procesów podatnych na automatyzację
- Wdrożenie mechanizmów automatycznej klasyfikacji
- Ekstrakcja danych z dokumentów za pomocą AI
- Konfiguracja reguł biznesowych i warunków uruchomienia
- Automatyczne powiadomienia i eskalacje
- Dashboardy monitorujące efektywność procesów
Archiwizacja cyfrowa
Długoterminowe przechowywanie dokumentów z gwarancją nienaruszalności ich treści. System spełnia wymogi prawne dotyczące okresów retencji danych oraz zapewnia zabezpieczenia kryptograficzne uniemożliwiające modyfikację zarchiwizowanych plików.
Co obejmuje usługa
- Bezpieczne repozytorium z redundancją geograficzną
- Sumy kontrolne i cyfrowe pieczęcie czasowe
- Zgodność z wymogami archiwizacji branżowej
- Automatyczne polityki retencji i usuwania
- Szyfrowanie danych w spoczynku i transmisji
- Logi audytowe wszystkich operacji dostępowych
Integracja systemów
Połączenie systemu zarządzania dokumentami z pozostałymi narzędziami używanymi w organizacji. Dwukierunkowa synchronizacja informacji między aplikacjami eliminuje duplikowanie danych i zapewnia spójność informacji we wszystkich systemach.
Co obejmuje usługa
- Analiza architektury systemowej organizacji
- Projektowanie warstwy integracyjnej
- Implementacja łączników API i synchronizacji
- Mapowanie struktur danych między systemami
- Mechanizmy obsługi konfliktów i błędów
- Monitorowanie i alarmowanie o problemach integracji
